Projekte · 2026
Vom Kontoauszug zum Verwendungsnachweis
Ein automatisierter Workflow: Kontoauszüge werden zu Buchungen, Belege werden vorgeschlagen, die Nachweis können per Knopfdruck runtergeladen werden.
Drei Schritte, ein durchgängiger Ablauf
Vom Kontoauszug bis zum Nachweis für die Beratungsstelle:
- Buchungen – Kontoauszüge aus dem Dokumentenarchiv werden zu Buchungen
- Belege – Vorschläge prüfen und abhaken
- Nachweis – Druckansicht, Belegpakete, Abgleich mit der Beratungsstelle
1 · Kontoauszüge und Buchungen
- Grundlage ist nur das Konto, über das die Assistenz läuft – andere Konten gehören nicht in den Nachweis.
- Ein Knopfdruck holt neue Kontoauszüge und Belege aus dem Dokumentenarchiv und legt daraus die Buchungen an.
- Kategorien wie Zuwendung, Pflegegeld, Erstattung, Lohn und Sozialabgaben ordnen Einnahmen und Ausgaben.
2 · Der wirtschaftliche Monat
Der Lohn für Juni wird im Juli überwiesen, die Leistung für Juli geht schon Ende Juni ein – gezählt wird beides in dem Monat, zu dem es gehört.
- Eine Regel setzt den Zuordnungsmonat automatisch; von Hand gesetzte Monate bleiben erhalten.
- Für den letzten Monat eines Zeitraums zählen auch spätere Buchungen mit, etwa Lohnsteuer und Erstattungen der Krankenkasse.
3 · Belege finden und prüfen
- Die Belegsuche vergleicht Betrag, Datum, Absender und Text mit den Dokumenten im Archiv und schlägt die besten Treffer vor.
- Dauerbelege wie Bescheide und Sammelrechnungen gelten für mehrere Buchungen.
- Ein Vorschlag gilt erst als geprüft, wenn er abgehakt ist – danach ist die Zuordnung fest.
- Jeder Beleg lässt sich groß ansehen, mit Zoom.
Kein Suchen im Ordner mehr: Der passende Beleg ist einen Klick entfernt.
4 · Druckansicht und Belegpakete
- Das Layout entspricht den bisher eingereichten Nachweisen: je Monat Einnahmen und Ausgaben nebeneinander, mit Datum und Auszugsnummer.
- Am Ende jedes Kontoauszugs steht der Kontostand.
- Ein Klick lädt alle Belege eines Monats als ZIP-Paket, mit einer Übersicht, welche Buchung zu welchem Beleg gehört.
5 · Abgleich mit der Beratungsstelle
- Die Beratungsstelle schickt ihre Fassung als Excel-Datei; hochgeladen wird sie Buchung für Buchung verglichen.
- Der Abgleich ändert nie Buchungen oder Belege; ältere Fassungen bleiben wählbar.
- Ist eine Fassung eingereicht, ändert sich nichts mehr still: Zeiträume sind gesperrt, Änderungen werden abgesprochen.
| Markierung | Bedeutung |
|---|---|
| anderer Monat | Buchung steht bei der Beratungsstelle in einem anderen Monat |
| Betrag weicht ab | gleicher Vorgang, anderer Betrag |
| fehlt bei der Beratungsstelle | nur in der eigenen Fassung |
| fehlt bei uns | nur in der Fassung der Beratungsstelle |
6 · Rückstellungen
Zu einem Stichmonat rechnet das System den Gesamtbedarf aus: Sonderzahlung, Urlaub und die monatliche Leistung laut Bescheid.
- Sonderzahlung: durchschnittliches Arbeitnehmer-Brutto der letzten drei Monate × Bemessungssatz, dazu der Arbeitgeberanteil.
- Urlaub: Arbeitgeber-Brutto der drei Monate ÷ Teiler (Kalendertage ohne Sonntage) ÷ Zahl der Assistenzkräfte × Resturlaubstage.
- Das Brutto kommt ausschließlich aus den Verdienstabrechnungen des Lohnbüros, nicht aus dem Dienstplan.
Ausgabe als barrierefreies PDF oder Word-Datei; jede Berechnung bleibt im Verlauf gespeichert.
Warum sich das lohnt
- Vollständig: Jede Buchung hat einen Beleg – oder ist sichtbar als „ohne Beleg“ markiert.
- Richtig zugeordnet: Der wirtschaftliche Monat folgt festen Regeln statt dem Zufall des Überweisungstags.
- Abgestimmt: Abweichungen zur Fassung der Beratungsstelle fallen sofort auf, bevor jemand nachfragt.